Was darfst Du wegwerfen – und was nicht?
Checkliste Aufbewahrungsfristen: Rechtssicher Platz schaffen
Was darfst Du wegwerfen – und was nicht?

Checkliste Aufbewahrungsfristen: Rechtssicher Platz schaffen

Wie lange musst Du Unterlagen aufbewahren? Wenn Du Unterlagen zu früh vernichtest, riskierst Du bei einer Betriebsprüfung Rückfragen oder Sanktionen. Mit der kostenlosen Checkliste behältst Du alle Aufbewahrungsfristen im Blick.

  • Wissen, was wie lange aufbewahrt werden muss.
  • Erkennen, wann gesetzliche Fristen gelten und wann Ausnahmen greifen.
  • Problemen bei Steuerprüfungen, Mahnverfahren oder DSGVO-Kontrollen vorbeugen.

Damit keine Unsicherheit aufkommt, behältst Du mit der Checkliste den Überblick!

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Was sind Aufbewahrungspflichten und warum sind sie für Dich wichtig?

Aufbewahrungspflichten regeln, wie lange Du geschäftliche Unterlagen (zum Beispiel Rechnungen, Verträge oder Steuerbescheide) aufbewahren musst.
Diese Fristen sind gesetzlich festgelegt, etwa im Handels- und Steuerrecht, und gelten für alle Unternehmen, auch für Selbstständige und Freiberufliche.
Je nach Dokument beträgt die Aufbewahrungsfrist meist 6, 8 oder 10 Jahre. Manche Unterlagen, zum Beispiel Personalakten, musst Du sogar länger aufbewahren.

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Du behältst alle Fristen im Blick
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Du behältst alle Fristen im Blick

Manchmal zählen Minuten, etwa wenn Du aufräumen willst oder das Archiv automatisch geleert wird. Dann gibt Dir diese Checkliste einen schnellen, rechtssicheren Überblick:

  • Aufbewahrungsfristen auf einen Blick
  • Digitale und Papierdokumente berücksichtigen
  • Ausnahmen und Hinweise zur DSGVO aufführen
  • Änderungen ab 2025 berücksichtigen

Triff sichere Entscheidungen statt zu raten. Die Checkliste eignet sich zum Ausdrucken, Abheften oder Weitergeben.

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Jetzt die Checkliste herunterladen und nie wieder etwas entsorgen, das archiviert werden sollte:

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Vom Papierchaos zur digitalen Klarheit
Aufbewahrungspflichten? Hast du mit orgaMAX im Griff
Vom Papierchaos zur digitalen Klarheit

Aufbewahrungspflichten? Hast du mit orgaMAX im Griff

Vielleicht kennst Du das: Deine Unterlagen liegen verteilt im E-Mail-Postfach, auf der Festplatte, in Papierstapeln und im Cloud-Speicher. Dir fehlt der klare Überblick und eine einheitliche Ordnung.

  • Dokumente zentral digital ablegen
  • Dokumente strukturiert in übersichtlichen Kategorien ablegen
  • Per Volltextsuche Dokumente finden
  • Dokumente nach Datum filtern

Mit orgaMAX Dokumente hast Du Deine Dokumente rechtssicher, nachvollziehbar und effizient im Griff. Du kannst orgaMAX 14 Tage kostenfrei testen.

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FAQ

Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten? Ausklappen und Zuklappen

Aufbewahrungspflichten gelten auch für Dich, wenn Du geschäftlich tätig bist: für Selbstständige, FreiberuflerInnen, Gewerbetreibende und Unternehmen jeder Rechtsform. Auch als Solo-Selbstständige, Kleinstbetrieb oder EinzelunternehmerIn musst Du bestimmte geschäftliche Unterlagen über festgelegte Zeiträume hinweg aufbewahren. Dazu gehören Buchhaltungsbelege, Rechnungen, Verträge, E-Mails mit geschäftlichem Inhalt und Personalunterlagen.

Für Dich ist nicht die Unternehmensgröße entscheidend, sondern die Art der Dokumente und ihre Relevanz für steuerliche oder rechtliche Vorgänge. Die Checkliste hilft Dir, den Überblick zu behalten, ganz gleich, ob Du ein Einzelunternehmen führst oder ein kleines Team beschäftigst.

Wer legt Aufbewahrungsfristen fest? Ausklappen und Zuklappen

Für Dich sind die Aufbewahrungsfristen gesetzlich geregelt. Als Grundlage gelten Vorschriften aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Ergänzende Regelungen stammen aus dem Einkommensteuergesetz und aus der DSGVO. Je nach Art des Dokuments gelten unterschiedliche Fristen. Meist sind es 6, 8 oder 10 Jahre. Für bestimmte Personalunterlagen bestehen Aufbewahrungspflichten von bis zu 30 Jahren.

Folgen bei vorzeitiger Löschung von Dokumenten Ausklappen und Zuklappen

Das kann ernsthafte Konsequenzen haben – insbesondere bei Prüfungen durch das Finanzamt oder in rechtlichen Auseinandersetzungen. Wenn Du Belege, Verträge oder steuerlich relevante Unterlagen zu früh entsorgst, kannst Du im Ernstfall weder Einnahmen noch Ausgaben oder Vereinbarungen nachweisen.

Folgende Folgen können entstehen.

  • bei Steuerprüfungen keine Nachweise vorlegen können
  • bei Rechtsstreitigkeiten mit Kundschaft, Geschäftspartnern oder Mitarbeitenden Nachteile haben
  • Nachzahlungen, Strafzahlungen oder Bußgelder durch die Finanzbehörde zahlen müssen

Auch unabsichtliche Verstöße können für Dich teuer werden.

Ist vollständige Aufbewahrung sicher? Ausklappen und Zuklappen

Das ist nicht immer unproblematisch. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtet Dich dazu, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es wirklich notwendig ist.

Wenn Du beispielsweise alte Kundendaten, E-Mails mit Adressinformationen oder Personalunterlagen über Jahre hinweg aufbewahrst, obwohl keine gesetzliche Pflicht mehr besteht, handelst Du datenschutzwidrig. Die Folgen können Abmahnungen, Bußgelder oder Prüfungen durch Datenschutzbehörden sein.

Die Checkliste zeigt nicht nur, was Du aufbewahren musst, sondern auch, was Du löschen solltest.

Gilt das für digitale Dokumente und E-Mails? Ausklappen und Zuklappen

Ja. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten beziehen sich auf den Inhalt eines Dokuments, nicht auf das Medium. Das heißt:

  • PDF-Rechnungen genauso aufbewahren wie Papierbelege.
  • Geschäftliche E-Mails genauso archivieren wie Briefe.
  • Messenger-Nachrichten (z. B. WhatsApp) aufbewahren, wenn sie geschäftsrelevante Inhalte enthalten.

Tipp: Achte darauf, digitale Dokumente revisionssicher zu speichern, sodass sie im Nachhinein nicht verändert werden können. orgaMAX Dokumente unterstützt Dich dabei.