Unser Praxistipp

Der Büroalltag besteht aus lauter mehr oder weniger wichtigen Einzelvorgängen – viele davon protokolliert orgaMAX automatisch – denken Sie nur an das Schreiben von Briefen, Angeboten, Rechnungen, Mahnungen oder auch Aufgaben- und Termindetails. Daneben gibt es eine Menge informeller Kommunikationsereignisse, wie zum Beispiel ...

• ein- und ausgehende Anrufe und Rückrufe
• E-Mails, Rundschreiben und Newsletter
• interne Vorgänge wie Gesprächsnotizen, Recherchen oder Bonitäts-Checks

Diese und ähnliche „Ereignisse“ können Sie ganz bequem im orgaMAX-Reiter „Historie“ der „Details“-Ansicht Ihrer Kunden-, Interessenten- und Lieferanten-Stammdaten festhalten. Das erspart Ihnen das umständliche Öffnen einzelner Eingabemasken. Über den Button „Neu F10“ dokumentieren Sie neue Ereignisse:

Daraufhin öffnet sich ein „Ereignis“-Dialog, in dem Sie den Inhalt des jeweiligen Vorgangs erfassen: 

In der „Betreff“-Zeile fassen Sie den Kommunikationsanlass zusammen:

• ordnen ihm einen „Ereignistyp“ und bei Bedarf einen Mitarbeiter zu,
• halten den Zeitpunkt fest (das aktuelle Datum und die Uhrzeit sind bereits voreingestellt),
• legen bei Bedarf einen „Neuen Ereignistyp“ an und
• halten den Inhalt des Ereignisses im Feld „Notizen“ fest.

Außerdem können Sie im separaten Register „Dokumente“ jedem Ereignis externe Unterlagen zuordnen (z. B. Gesprächsprotokolle, Vertragsunterlagen, Kalkulationen etc.)

Auf diese Weise entsteht in der Kunden-, Interessenten- und Lieferantenhistorie im Handumdrehen eine lückenlose Kontaktdokumentation.

Praxistipps:

• Unter „Stammdaten > Meine Firma > Einstellungen“ können Sie in den „Historien-Einstellungen“ festlegen, welche Ereignis-Typen automatisch im Bereich „Historie“ Ihrer Geschäftspartner-Stammdaten gespeichert werden sollen. Außerdem haben Sie die Wahl, ob die betreffenden Historieneinträge direkt „im Hintergrund angelegt“ oder aber zunächst „erstellt und zur Bearbeitung geöffnet“ werden sollen:

Standardmäßig sieht orgaMAX die folgenden Ereignistypen vor:

• Brief (Ausgang) und Brief (Eingang)
• E-Mail (Ausgang) und E-Mail (Eingang)
• Fax (Ausgang) und Fax (Eingang)
• SMS (Ausgang)
• Telefon (Ausgang) und Telefon (Eingang) sowie
• Wiedervorlage bearbeitet
• unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“ legen Sie bei Bedarf eine Liste weiterer „Ereignistypen“ an, die zu Ihren Betriebsabläufen und Ihrem Informationsbedarf passen.

So erweist sich orgaMAX einmal mehr als flexibles und komfortables Werkzeug für einen „ereignisreichen“ Büroalltag!

Sie sehen: Bei orgaMAX entscheiden Sie selbst, was Sie mit Ihren Daten machen. Eine professionelle Standardsoftware muss keine Insellösung sein!

Praxistipps:

• Noch mehr Tipps und Tricks zum Thema externe Datenbearbeitung bietet das PDF-Tutorial „Erstellung von Datenexporten mit orgaMAX“.
• Falls Sie Unterstützung bei Datenexporten und ganz speziellen Auswertungen brauchen, finden Sie unter „Hilfe > orgaMAX kann bei Bedarf noch mehr…“ und auf unserer Website weiterführende Informationen zu unseren preiswerten Einrichtungs-, Auswertungs- und Datenexport-Services.

Falls Sie die DATEV-Schnittstelle des orgaMAX-Zusatzmoduls „FiBu-Export“ zum ersten Mal nutzen, erfahren Sie die Berater- und Mandantennummer sowie die gewünschte Anzahl der Sachkonten-Stellen bei Ihrem Steuerberater.

 Mit „OK“ schließen Sie den Einstellungen-Dialog und setzen den FiBu-Export wie gewohnt fort.

Falls Sie die DATEV-Schnittstelle des orgaMAX-Zusatzmoduls „FiBu-Export“ zum ersten Mal nutzen, erfahren Sie die Berater- und Mandantennummer sowie die gewünschte Anzahl der Sachkonten-Stellen bei Ihrem Steuerberater.

 Mit „OK“ schließen Sie den Einstellungen-Dialog und setzen den FiBu-Export wie gewohnt fort.