orgaMAX Update

Seit zwei Wochen ist die orgaMAX-Version 18.02.37.001 am Start. Unter der Motorhaube des Online-Updates verbergen sich eine Menge nützlicher und komfortabler Zusatzfunktionen und Verbesserungen. Viele davon übrigens auf Anregung unserer Anwender: herzlichen Dank dafür!

Im Mittelpunkt der Optimierungen stehen diesmal folgende orgaMAX-Programmbereiche:

• Ein „Erste Schritte Leitfaden“ ermöglicht den optimalen Einstieg in die Software. Sie finden den Leitfaden im Menü „Hilfe-> Erste Schritte Leitfaden“.
• orgaMAX arbeitet mit verschiedenen Dialogfenstern: Der jeweilige Vordergrund-Dialog lässt sich jetzt optisch hervorheben. Die Intensität der Hintergrund-„Verdunkelung“ können Sie an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen.
• Zusätzliche Textvorlagen für den E-Mail-Versand sorgen für mehr Komfort in der elektronischen Alltags-Kommunikation.
• Bei der Bezahlung von Ausgangsrechnungen erscheint im Zuordnungsassistent jetzt eine Rechnungsvorschau: So können Sie mit einem Mausklick prüfen, ob es sich um die passende Rechnung handelt.
• Im Bereich „Finanzen“ ermöglichen die „Steuer-Auswertungen“ nun auch monatliche „Zusammenfassende Meldungen“. Die einzelnen ZM-Positionen werden dabei automatisch aus den laufenden Buchungen generiert: Manuelle Nacharbeiten sind weiterhin möglich – aber in der Regel entbehrlich. Übermittelte Meldungen listet das Programm in der neuen ZM-Übersicht auf.
• Die vielseitig verwendbaren „Individuellen Felder“ stehen nun auch in den Arbeitsbereichen „Eingangsrechnungen“ und „Verträge“ zur Verfügung.
• Im Zusatzmodul „Verträge“ lassen sich Vorgänge künftig im Handumdrehen „kopieren & bearbeiten“. Neue Vorgänge können jederzeit aus allen Programmbereichen heraus angelegt werden. Besonders praktisch: Durch die Flexibilisierung des Abrechnungszeitraums lassen sich künftig auch alte Verträge nachpflegen.
• An der orgaMAX-Registrierkasse können Ihre Kunden jetzt einzelne Bezahlvorgänge mit verschiedenen Zahlungsmitteln begleichen: So ist es zum Beispiel möglich, einen Teilbetrag bar, den zweiten mit EC-Karte zu bezahlen. Auch An- und Teilzahlungen sowie Rabatte sind künftig am POS möglich. Außerdem ermöglicht das Kassenmodul neuerdings das bequeme Anschließen einer Kassenschublade.
• Der DATEV- und Versanddaten-Export sowie zahlreiche Webshop-Schnittstellen und -Plugins wurden aktualisiert und optimiert – darunter Shopware, Prestashop, eBay und Amazon.

Die komplette Änderungshistorie des jüngsten Online-Updates Ihrer Bürosoftware mit zahlreichen weiteren Detail-Verbesserungen finden Sie auf unserer Website!

• Sie erfassen Abrechnungsintervalle, Liefer- und Zahlungskonditionen sowie Kündigungstermine und bereits ausgesprochene Kündigungen.
• Sie legen bei Bedarf spezielle Textbausteine für die Rechnungstexte Ihrer Verträge fest.
• Sie verknüpfen Ihre Verträge mit dazugehörigen Projekten, Verwendungen und Auftragsarten.
• Sie rechnen laufende Verträge turnusgemäß mithilfe automatisch erzeugter Abrechnungsvorschläge ab.
• Sie aktualisieren die Konditionen laufender Wartungs- und Serviceverträge (z. B. die Preise oder den Wartungsumfang) mithilfe von „Vorlagen für Rechnungspositionen“.

Im Arbeitsbereich „Verkauf > Verträge“ erledigen Sie anschließend im Handumdrehen die Abrechnungen Ihrer laufenden Verträge. Sie können Ihre Verträge ganz bequem mit Start- und Enddaten versehen, individuelle Felder und Textbausteine bestimmen, bei Bedarf automatische Verlängerungen einstellen oder auch den Kündigungsstichtag automatisch berechnen lassen und Abrechnungsintervalle definieren.

Praxistipp: In unserem Youtube-Kanal finden Sie eine Kurzvorstellung des Zusatzmoduls „Verträge“.

Hands on!
Per Mausklick auf die Schaltfläche „Neu F10“ legen Sie im Arbeitsbereich „Verkauf > Verträge“ einen neuen Vertrag an. Die Vertrags-Verwaltung besteht aus sieben Registerkarten:

• Im Register „Allgemein“ tragen Sie Vertragsnummer und Bezeichnung des Vorgangs ein. Die gewünschte Vertragsart übernehmen Sie aus einer Auswahlliste, deren Inhalte unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“ festgelegt und angepasst werden.
  
  
• Im Register „Laufzeiten & Fristen“ halten Sie den Zeitpunkt des Vertragsbeginns und -endes fest, geben die Laufzeit, Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen ein und halten eine eventuelle Kündigung fest. So erkennen Sie bei allen Vertragsarten jederzeit die verbliebene Vertragslaufzeit und den nächsten Kündigungsstichtag.
  
  
• Unter „Rechn. Daten“ tragen Sie die Liefer- und Zahlungsbedingungen ein, ordnen dem Vertrag das mit dem Kunden vereinbarte Abrechnungsintervall zu und verknüpfen den Vertrag mit Auftragsarten, Projekten sowie Verwendungen.
  
  
• Als Rechnungstext verwendet das Modul „Verträge“ standardmäßig die üblichen Einleitungs- und Schlusstexte Ihrer Ausgangsrechnungen. Im Register „Rechn. Texte“ können Sie aber auch „andere Textbausteine“ festlegen: Entweder Sie verwenden einen bereits vorhandenen Rechnungs-Textbaustein oder Sie erstellen besondere Rechnungstexte für Ihre Wartungs- und Serviceverträge.
  
  
• Im Register „Rechn. Positionen“ definieren und übernehmen Sie die Rechnungspositionen, die Sie Ihren Vertragsabrechnungen zugrunde legen wollen. Mit Hilfe der „Vorlagen für Rechnungspositionen“ können Sie die Vertragsgrundlagen bei Bedarf jederzeit aktualisieren (z. B. den Wartungsumfang verändern oder Preise anpassen). Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, schlägt das Programm das Ende des laufenden Vertragsintervalls als Beginn der Gültigkeit vor. Damit eindeutige und nahtlose Abrechnungen sichergestellt sind, kann jeweils immer nur eine Rechnungspositions-Vorlage aktiv sein.
  
  
• Damit Sie in der Vertragsverwaltung zusätzliche Angaben strukturiert erfassen können, stehen Ihnen im Register „Indiv. Felder“ 20 individuelle Felder zur Verfügung.
  
  
• Im Register „Dokumente“ ordnen Sie Ihren Verträgen externe Dokumente beliebiger Text-, Tabellen, Grafik, Audio- und Videoformate zu. Auf diese Weise haben Sie zum Beispiel jederzeit Zugriff auf das PDF-Dokument mit dem zugrundeliegenden Vertragstext. Die Handhabung der elektronischen „Dokumentenmappen“ kennen Sie ja aus den anderen Vorgangs- und Stammdaten-Modulen von orgaMAX.

Nachdem Sie die Daten des neuen Vertrages erfasst haben, finden Sie ihn im Bereich „Verkauf > Verträge“ in der Liste aller „Verträge“ wieder. Das Programm kümmert sich um die Überwachung der Vertragsabrechnungen: Per Mausklick auf „Abrechnungen“ blenden Sie die Liste aller fälligen Vorgänge ein.