orgaMAX-Praxistipp

Dass orgaMAX im Hintergrund sämtliche Vorgänge lückenlos aufzeichnet und den passenden Geschäftspartnern zuordnet, versteht sich für eine Rechnungs- und Bürosoftware von selbst. Aber wussten Sie auch, dass Sie sich die Vorgänge einzelner Interessenten, Kunden und Lieferanten jederzeit in Form einer übersichtlichen „Historie“ anzeigen lassen und dort zudem informelle „Ereignisse“, Aufgaben und Termine eintragen können?

Sie finden die Karteikarte „Historie“ in den „Details“-Ansichten des Arbeitsbereichs „Stammdaten“ unter „Interessenten“, „Kunden“ und „Lieferanten“. Um sich die Vorgangs-Übersicht anzeigen zu lassen ...

• wählen Sie den betreffenden Geschäftspartner aus,
• klicken auf die Schaltfläche „Details F2“ (oder drücken direkt die Funktionstaste „F2“) und

klicken dann auf den Reiter „Historie“: 

Welche Vorgangsarten dort angezeigt werden, hängt von der Art des Geschäftskontaktes ab. In der Details-Ansicht der Kundenliste enthält die Vorgangs-Historie standardmäßig sämtliche ...

• Liefertermine,
• Briefe,
• Angebote,
• Aufträge,
• Lieferscheine,
• Rechnungen und
• Mahnungen

... des jeweiligen Kunden. Indem Sie vor einzelnen Vorgangsarten ein Häkchen setzen oder entfernen, filtern Sie die Vorgangshistorie nach Belieben. Mehr noch: Wenn Sie auf „Neu F10“ klicken, erweitern Sie die Historie bei Bedarf außerdem um ...

• Ereignisse (z. B. ein- und ausgehende Anrufe, E-Mails oder Gesprächsnotizen),
• Aufgaben,
• Termine und
• Wiedervorlagen

Wichtig: Ereignisse müssen nicht unbedingt in der Zukunft liegen. Wenn Sie einem Eintrag beispielsweise den Typ „Telefonanruf“ zuordnen, dann nutzen Sie die Funktion im Handumdrehen als bequemes Kontakt-Journal.

Und gleich noch ein Tipp hinterher: Unter „Stammdaten > Meine Firma > Einstellungen“ sorgen Sie in den „Historien-Einstellungen“ bei Bedarf dafür, dass auch informelle Ereignisse (wie z.B. E-Mails, SMS-Nachrichten oder Telefonanrufe) automatisch in der Historie aufgezeichnet werden. Dabei haben Sie die Wahl, ob die betreffenden Historieneinträge ...

• direkt „im Hintergrund angelegt“ oder aber
• zunächst „erstellt und zur Bearbeitung geöffnet“ werden sollen:

Eine Liste der zu Ihrem Betrieb passenden „Ereignistypen“ legen Sie bei Bedarf unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“ an. Ganz gleich, ob per Automatik- oder Einzelaufzeichnung: Die Registerkarte „Historie“ der Stammdaten-„Details“ bietet Ihnen eine übersichtliche und vor allem lückenlose Vorgangs-, Ereignis- und Kontaktdokumentation. Probieren Sie‘s aus: Es lohnt sich!

Steuernummern in orgaMAX

Die gute Nachricht zum Schluss: Bei orgaMAX brauchen Sie Ihre Steuer- und Identifikationsnummern nur einmal einzugeben. Falls Sie das nicht gleich bei der Ersteinrichtung erledigt haben, finden Sie die Eingabefelder im Arbeitsbereich „Stammdaten > Meine Firma“ unter „Firmendaten“ im Abschnitt „Firmenangaben“:

Das Programm sorgt dann dafür, dass die Angaben an den passenden Stellen Ihrer Steuerformulare und sonstigen Dokumente eingetragen werden.

Praxistipp: An welcher Stelle Ihrer Rechnungen und sonstigen Geschäftskorrespondenz die Steuer- und Identifikationsnummern auftauchen, hängt von der gewählten „Briefpapier“-Vorlage ab. Auf die Inhalte und Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe nehmen Sie mit dem Briefpapier-Gestalter Einfluss. Sie rufen die Funktion über den Menüpunkt „Stammdaten“ – „Briefpapier gestalten“ auf. Bei den meisten Standard-Layoutvorlagen sind die Steuernummern in den Fußtexten am unteren Seitenrand untergebracht:

Sie können die Steuernummern und alle anderen Angaben selbstverständlich auch an anderen Positionen aufführen. Und gleich noch ein Tipp hinterher: Noch mehr Flexibilität bei der Gestaltung Ihrer Geschäftskorrespondenz ermöglicht das Zusatzmodul „Vorlagen-Designer“: Neben Text- und Grafikelementen, die Sie beliebig platzieren und verändern können, ermöglicht Ihnen das Profitool auch Anpassungen von Positionen, Farben und Schriften hardcodierter Elemente.

(1) Im oberen Beispiel werden die auf Positionsebene gerundeten Mehrwertsteuer-Beträge addiert. Zusammen mit der Summe der Positions-Nettopreise ergibt sich so ein Gesamt-„Bruttopreis“ von 127,58 Euro.

(2) Im unteren Beispiel addiert das Programm zunächst die Positions-Nettopreise. Die 19-prozentige Mehrwertsteuer wird jedoch erst auf den Netto-Gesamtpreis aufgeschlagen und gerundet. Bei diesem Rechenweg lautet der Gesamt-„Bruttopreis“ 127,57 Euro.

Und gleich noch ein Tipp hinterher: Wenn Sie die Chargennummern-Verwaltung des Zusatzmoduls „Lagerverwaltung“ (oder alle anderen Zusatzmodule) ausprobieren möchten, laden Sie einfach die orgaMAX-Demoversion herunter. Die Demoversion können Sie problemlos neben Ihrer vorhandenen orgaMAX-Version installieren und ausprobieren. In der Demoversion lassen sich sämtliche Zusatzmodule „Zu Testzwecken freischalten“. Falls Sie die Lagerverwaltung oder eines der anderen Zusatzmodule dauerhaft nutzen möchten, bekommen Sie von uns die dazugehörige Seriennummer: Ein Anruf oder eine E-Mail genügt. Die neue Seriennummer tragen Sie dann im Menü „orgaMAX > Freischaltung“ Ihrer eigenen (!) orgaMAX-Installation ein. Anschließend starten Sie die Software neu – fertig!