Lektüretipp

Die orgaMAX Export-Schnittstelle ist seit einem Jahr GoBD-zertifiziert - wir berichteten: Damit exportieren Sie bei einer Betriebsprüfung genau die elektronischen Daten, die Sie dem Prüfer vorlegen müssen.

Und auch sonst macht Ihnen orgaMAX im betrieblichen Alltag das Einhalten der GoBD-Vorschriften in vielerlei Hinsicht leicht. Im Mittelpunkt stehen dabei die folgenden Anforderungen und orgaMAX-Leistungsmerkmale: 

1. Zugriffsschutz durch Vergabe von Anwender-Berechtigungen,
2. Automatische Protokollierung aller GoBD-relevanten Änderungen und Daten-Übertragungen,
3. Obligatorischer Schutz GoBD-relevanter Dokumente und Aufzeichnungen vor nachträglicher Änderung („Festschreibung“),
4. Archivierung einzelner orgaMAX-Dokumente,
5. Zuordnung externer Dokumente zu orgaMAX-Vorgängen,
6. Erzeugen GoBD-konformer Ausgabedateien sowie
7. Sichern und Wiederherstellen der orgaMAX-Datenbank.

Im aktuellen Praxis-Leitfaden „So arbeiten Sie mit orgaMAX GoBD-konform“ (PDF, 2,3 MB) können Sie nachlesen, wie Sie dabei vorgehen und worauf Sie achten sollten.

Bitte beachten Sie: 

orgaMAX stellt zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die Sie bei einer GoBD-sicheren Belegablage unterstützen. Für die konkrete Umsetzung ist jedoch jeder Steuerpflichtige selbst verantwortlich. Das gilt insbesondere für das Zusammenspiel von klassischer Papier-Belegablage und der Archivierung elektronischer Dokumente.

Die Umsetzung der GoBD-Anforderungen in Ihrem Unternehmen und die Details Ihres „internen Kontrollsystems“ (IKS) besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Sofern erforderlich, wird Ihr Berater Sie auch beim Erstellen einer GoBD-konformen „Verfahrensdokumentation“ unterstützen.

Hintergrund

Immer mehr Selbstständige und Unternehmen nutzen die kostengünstige Möglichkeit, ihre Angebote, Rechnungen, Aufträge und sonstige Geschäftskorrespondenz elektronisch an Kunden und Interessenten zu schicken. Meistens erfolgt der Versand im PDF-Format per E-Mail, gelegentlich auch per Download-Link oder via Online-Poststelle.

In allen Druck- und Ausgabedialogen finden Sie daher den Button „PDF-Export“. Auch der E-Mailversand und die Online-Poststelle setzen auf Dateianhänge im PDF-Format:

Die von orgaMAX standardmäßig vergebenen Dateinamen lassen sich gezielt an die eigene betriebliche Praxis anpassen. Angenommen, der Standard-Dateiname beim Rechnungsversand („Rechnung Nr. 2018-4321“) ist Ihnen zu wenig aussagekräftig, weil Sie bei ein und demselben Kunden unterschiedliche Projekte durchführen und abrechnen. Dann machen Sie mit den neuen Variablen daraus im Handumdrehen eine „sprechende“ Dokumentenbezeichnung.

 Aus der Vorgabe ...

RechnungNr. <VorgangsNummer> - Mustermann GbR - Projekt <Projektname> - ProjektNr. <Projektnummer>

... wird so zum Beispiel:

RechnungNr. 2018-4321 - Mustermann GbR - Projekt Website-Relaunch 2018 - ProjektNr.: 2468

Bitte beachten Sie: Ob ein Dateiname aussagekräftig ist, beurteilen Sie am besten aus der Perspektive des Empfängers. Für den ist in der Regel der Name des Rechnungsversenders hilfreicher als der des Adressaten.