Ferienzeit

Sommerzeit ist Urlaubszeit – doch an vielen Selbstständigen gehen die schönsten Wochen des Jahres spurlos vorüber. Kein Wunder: Wer sich selbstständig macht und sein eigenes Unternehmen am Laufen halten will, muss halt 60 Stunden und mehr pro Woche arbeiten. Freizeit und Ferien? Fehlanzeige!

So oder so ähnlich lautet jedenfalls eine Kernbotschaft vieler Gründungs- und Business-Ratgeber in Bezug auf die persönliche Unternehmer-Eignung – darunter zum Beispiel die „amtliche“ Checkliste zu den unverzichtbaren Unternehmerqualitäten. Diese fragwürdige Einschätzung wird leider von vielen Selbstständigen unkritisch übernommen: Richtig wird sie dadurch nicht – gesund schon gar nicht!

Im Gegenteil: Workaholics, die über Jahre auf Erholungs- und Entspannungsphasen verzichten, fügen ihrem Körper und ihrer Psyche früher oder später Schaden zu. Um Leistungsfähigkeit und Belastbarkeit zu erhalten, müssen sich Phasen der Anspannung und Entspannung abwechseln. Fehlen auf Dauer Phasen der Ruhe und Erholung, ist der nächste Burn-out vorprogrammiert.

Unternehmer-Mythos „Unabkömmlichkeit“

Sie haben den Eindruck, unabkömmlich zu sein? Vermeintlich einleuchtende Gründe dafür gibt es genug:

• Gerade herrscht Auftragsflaute und Akquisition ist unverzichtbar.
• Nach einer längeren Durstrecke „brummt“ es endlich mal wieder.
• Ohne Sie läuft der Laden einfach nicht (richtig).

Bei solchen Argumenten sollten die Alarmglocken schrillen: Dann machen nicht etwa Ihre Mitarbeiter etwas falsch, sondern Sie selbst. Dauerhafter Urlaubsverzicht ist keine Tugend, sondern Unvernunft: Wer körperlichen und psychischen Raubbau betreibt, wird seiner Belegschaft und seiner Familie früher oder später sehr lange fehlen – und das völlig unvorbereitet!

Auch und gerade wenn Sie sich vor lauter Begeisterung über Ihre neu gewonnene unternehmerische Freiheit überhaupt noch nicht urlaubsreif fühlen: Planen Sie unbedingt Auszeiten ein! Wie oft und wie lang eine Regenerationsphase sein sollte, ist dabei von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Nicht jeder braucht zwei- bis dreiwöchige Ferien, um wieder Kraft zu tanken. Manchmal genügt schon ein verlängertes Wochenende.

Betriebsferien oder Chef-Auszeit

Was tun? Im Prinzip gibt es zwei Möglichkeiten:

• Für Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer, die die Leitung ihres Unternehmens nicht delegieren können (oder wollen) bieten sich kürzere oder längere Betriebsferien an. Je nach Branche eignen sich dafür zum Beispiel die Sommermonate, die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr oder auch die Feier- und Brückentage im Frühjahr und Herbst.
• Wer gleichberechtigte Geschäftspartner oder fähige Mitarbeiter hat, kann sich unter Umständen aber auch einen Chef-Auszeit gönnen – während die Geschäfte daheim weiterlaufen. Was dabei zu beachten ist, beleuchten wir in einer der nächsten Ausgaben.

So oder so: Wir wünschen Ihnen schöne Ferien. Erholen Sie sich gut!

Standardmäßig legt das Programm Ihr Rechnungsarchiv in folgendem Dateiverzeichnis an:

C:\ProgramData\Deltra\orgaMAX\Archiv

Sie können aber auch jedes andere Verzeichnis auf Ihrem Computer als Rechnungsarchiv festlegen. Dazu klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem voreingestellten Archivpfad und wählen im folgenden Auswahldialog das gewünschte Dateiverzeichnis. Sofern Sie eine Daten-Cloud in den Windows-Explorer eingebunden haben, können Sie Ihre Rechnungen übrigens auch dort archivieren!

Externes Archiv auf Nur-Lese-Datenträger

Mit dem Anlegen eines Rechnungsarchivs ist es allerdings noch nicht getan: Die Ablage im Dateisystem eines Computers ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen genügt dem Finanzamt nämlich nicht. In den GoBD heißt es dazu: „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.“

Konkrete Angaben, um welche Maßnahmen es sich dabei handeln könnte, bieten die GoBD jedoch nicht. Die Speicherung im Dateisystem kann zwar grundsätzlich beibehalten werden: Sie müssen aber begleitende Maßnahmen ergreifen (z. B. dokumentierte Zugriffskontrollen, Entzug von Schreibrechten oder nachträgliches Kopieren auf einen Datenträger, der nur einmal beschreibbar ist).

Praxistipp: Am besten sichern Sie Ihre Ausgangsrechnungen in regelmäßigen Abständen auf einem Datenträger, der technisch gegen Änderungen geschützt ist: Eine für kleine Unternehmen praktikable Lösung ist z. B. die monatliche, mindestens jedoch jahresweise Speicherung aller Ausgangsrechnungen des betreffenden Zeitraums als ZIP-Archiv auf einer CD-ROM oder DVD.

Bitte beachten Sie: orgaMAX stellt zahlreiche Funktionen zur Verfügung, mit deren Hilfe sich die Belegablage und Aufzeichnungen GoBD-sicher machen lassen. Für die konkrete Umsetzung ist aber letztlich jeder Steuerpflichtige selbst verantwortlich. Das gilt insbesondere für das Zusammenspiel von klassischer Papier-Belegablage und der Archivierung elektronischer Dokumente. Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Lektüretipps:

• Eine ausführliche Beschreibung des GoBD-Workflows bietet unser Praxisleitfaden „So arbeiten Sie mit orgaMAX GoBD-konform“ (PDF, 2,3 MB)
  
  
• Den O-Ton des Bundesfinanzministeriums zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) finden Sie im BMF-Schreiben vom 14. November 2014
  
  
• Antworten auf viele GoBD-Zweifelsfragen sowie zahlreiche Praxishilfen und Umsetzungstipps bietet der umfangreiche und gut lesbare „AWV-Praxisleitfaden zur GoBD“, der auf der Website der  Bundessteuerberaterkammer zum Download bereitsteht (PDF, 1,84 MB)

Damit sich unterschiedliche Anwendungsfälle abbilden lassen, bietet Ihnen orgaMAX daraufhin die Möglichkeit, den Einstiegspunkt in die Chargenverwaltung flexibel zu wählen: Sie erfassen Ihre Chargennummern wahlweise …

• bei Ihren Wareneingangs-Buchungen (also bei der Lieferung einer Bestellung oder bei einem manuellen Lagerzugang) oder
• bei Warenausgangs-Buchungen (also bei der Lieferschein- oder Rechnungserstellung oder bei einem manuellen Lagerabgang).
• Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihren Artikeln direkt im Register „Sonstiges“ des Artikelstamms Chargennummern zuzuordnen oder bereits vorhandene Chargen zu bearbeiten:

Bitte beachten Sie: Falls Sie bereits länger mit dem Lagermodul arbeiten, ist die Nachbearbeitung des Chargenbestandes unverzichtbar. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihr Bestand an Chargen und den darin enthaltenen Chargennummern mit dem aktuellen Lagerbestand übereinstimmt.

Lektüretipp: Eine ausführliche Beschreibung der Chargennummern-Verwaltung bietet das aktuelle orgaMAX-Handbuch (ab Seite 374). Die PDF-Version der Bedienungsanleitung finden Sie im „Hilfe“-Menü unter „PDF-Handbuch öffnen...“

Und gleich noch ein Tipp hinterher: Wenn Sie die Chargennummern-Verwaltung des Zusatzmoduls „Lagerverwaltung“ (oder alle anderen Zusatzmodule) ausprobieren möchten, laden Sie einfach die orgaMAX-Demoversion herunter. Die Demoversion können Sie problemlos neben Ihrer vorhandenen orgaMAX-Version installieren und ausprobieren. In der Demoversion lassen sich sämtliche Zusatzmodule „Zu Testzwecken freischalten“. Falls Sie die Lagerverwaltung oder eines der anderen Zusatzmodule dauerhaft nutzen möchten, bekommen Sie von uns die dazugehörige Seriennummer: Ein Anruf oder eine E-Mail genügt. Die neue Seriennummer tragen Sie dann im Menü „orgaMAX > Freischaltung“ Ihrer eigenen (!) orgaMAX-Installation ein. Anschließend starten Sie die Software neu – fertig!