AVV-Vertrag

Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung stellt der Gesetzgeber an IT-Dienstleister deutlich höhere Anforderungen. Das betrifft auch den orgaMAX-Kundensupport: Damit wir Sie weiterhin persönlich bei der Lösung betrieblicher Aufgabenstellungen unterstützen können, ist künftig ein förmlicher Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich.

Hintergrund: Wenn unsere Support-Mitarbeiter mit Ihrer Zustimmung per „Fernsteuerung“ auf Ihre orgaMAX-Datenbank zugreifen, bekommen sie unter Umständen Daten Ihrer Mitarbeiter, Kunden oder anderer Geschäftspartner zu sehen. Das macht sie ungewollt zum „Auftragsverarbeiter“ im Sinne der DSGVO. Denn als Verarbeitung gilt gemäß Artikel 4 Nr. 2 DSGVO bereits „das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung“.

Eine solche Datenverarbeitung ist laut Artikel 28 Abs. 1 DSGVO wiederum nur mit Auftragsverarbeitern zulässig, „die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen dieser Verordnung erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet.”

Zwar versteht sich von selbst, dass unsere Mitarbeiter im Fall einer Auftragsverarbeitung die personenbezogenen Daten Ihrer Geschäftspartner 100-prozentig respektieren. Damit beide Seiten das notfalls aber auch nachweisen können, sieht Artikel 28 Abs. 4 DSGVO für solche Fälle zwingend den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) vor.

Weil sowohl Sie als auch wir als Auftragsverarbeiter für den gesetzeskonformen Datenschutz verantwortlich sind, können wir künftig nur noch dann Support per Fernzugriff leisten, wenn Sie eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit uns abgeschlossen haben.

Elektronische AVV-Zustimmung

Um es Ihnen so komfortabel wie möglich zu machen, können Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag auf unserer Website ganz einfach elektronisch abschließen. Dort

(1)  geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein sowie,

(2)  Ihre Firma oder Geschäftsbezeichnung,

(3)  setzen weiter unten ein Häkchen vor die Option „Ich stimme der Vereinbarung zu“ und

(4)  klicken auf den Button „Vertrag zustimmen“:

Sobald Sie dem Vertrag zugestimmt haben, bekommen Sie von uns eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Nachdem Sie den angeklickt haben, schicken wir Ihnen postwendend eine zweite E-Mail zu: Die enthält dann die von uns gegengezeichnete „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“, die Sie zusammen mit Ihren übrigen DSGVO-Unterlagen ablegen können.

Weiterführende DSGVO-Lektüre auf der orgaMAX-Website:

• DSGVO: Überblick über das neue Datenschutzrecht
• DSGVO in der orgaMAX-Praxis
• DSGVO-konforme Benutzer- und Rechteverwaltung
• DSGVO-FAQ: orgaMAX und die Datenschutz-Grundverordnung

(1) Im oberen Beispiel werden die auf Positionsebene gerundeten Mehrwertsteuer-Beträge addiert. Zusammen mit der Summe der Positions-Nettopreise ergibt sich so ein Gesamt-„Bruttopreis“ von 127,58 Euro.

(2) Im unteren Beispiel addiert das Programm zunächst die Positions-Nettopreise. Die 19-prozentige Mehrwertsteuer wird jedoch erst auf den Netto-Gesamtpreis aufgeschlagen und gerundet. Bei diesem Rechenweg lautet der Gesamt-„Bruttopreis“ 127,57 Euro.

(1) Im Abschnitt „Preisart“ entscheiden Sie, ob das Programm auf Positionsebene Netto- oder Bruttopreise ausweisen soll. Bei B2B-Geschäften ist die Preisart „Nettopreise“ üblich. Manche Unternehmen, die überwiegend Geschäfte mit Endverbrauchern machen, entscheiden sich hingegen auch auf Positionsebene für Bruttopreise. Außerdem können Sie hier festlegen, ob eine Preisart-„Umschaltung im Vorgang“ zulässig sein soll. Falls ja, finden Sie den Umschalter bei der Rechnungserstellung am unteren Rand der „Eingabemaske“:

(2) Im Abschnitt „Nachkommastellen“ legen Sie fest, ab welcher Stelle hinterm Komma gerundet werden soll. Eine Abweichung von der Rundung auf zwei Nachkommastellen ist im inländischen Geschäftsverkehr zwar unüblich. Für spezielle Anwendungsfälle lässt Ihnen die Software aber alle Rundungs-Freiheiten.

(3) Bei Einsatz in der Schweiz können Sie die „Schweizer Rundung“ aktivieren: In dem Fall rundet das Programm auf volle 5 Rappen.

(4) Im Abschnitt „Art der Rundung in Vorgängen“ schließlich stehen Ihnen drei verschiedene Rundungs-Rechenwege zur Verfügung:

• „Position nach Preisart“ (Standard):
  Bei dieser Option werden die Einzelpreise und Mehrwertsteuerbeträge auf Positionsebene auf die eingestellten Nachkommastellen gerundet und dann addiert. Falls Sie häufig zwischen Netto- und Bruttopreisen umschalten, sollten Sie diese Einstellung nicht verwenden.
• „Position (Netto u. Brutto)“:
  Bei dieser Option werden die Netto- und Bruttopreise der einzelnen Vorgangspositionen gerundet und dann addiert. Die enthaltenen Mehrwertsteuerbeträge ergeben sich aus der Differenz von Netto- und Bruttobeträgen.
• „Vorgangssummen“:
  Bei dieser Option nimmt das Programm keine Rundung auf Positionsebene vor. Stattdessen addiert es die Positionspreise, schlägt die Mehrwertsteuer auf und rundet den Rechnungs-Gesamtbetrag. Werden in ein und demselben Vorgang mehrere Mehrwertsteuersätze verwendet, fasst das Programm die betreffenden Positions-Gesamtsummen zusammen.

Bitte beachten Sie: Auf bereits erfasste Vorgänge wirkt sich eine Umstellung der Rundungsart nicht aus. Falls Sie die Rundung eines Vorgangs nachträglich umstellen wollen, ändern Sie das Rundungsverfahren und legen den Vorgang neu an.

Tipp: Falls die „Umschaltung im Vorgang“ aktiviert ist, lässt sich die nachträgliche Neuberechnung auch ohne Anlegen eines neuen Vorgangs erzwingen. Dazu schalten Sie in der Eingabemaske einmal zwischen „netto“ und „brutto“ hin und her (oder umgekehrt). Dadurch wird die Gesamtsumme auf Basis der geänderten Rundungsart neu berechnet.

Und gleich noch ein Tipp hinterher: Wenn Sie die Chargennummern-Verwaltung des Zusatzmoduls „Lagerverwaltung“ (oder alle anderen Zusatzmodule) ausprobieren möchten, laden Sie einfach die orgaMAX-Demoversion herunter. Die Demoversion können Sie problemlos neben Ihrer vorhandenen orgaMAX-Version installieren und ausprobieren. In der Demoversion lassen sich sämtliche Zusatzmodule „Zu Testzwecken freischalten“. Falls Sie die Lagerverwaltung oder eines der anderen Zusatzmodule dauerhaft nutzen möchten, bekommen Sie von uns die dazugehörige Seriennummer: Ein Anruf oder eine E-Mail genügt. Die neue Seriennummer tragen Sie dann im Menü „orgaMAX > Freischaltung“ Ihrer eigenen (!) orgaMAX-Installation ein. Anschließend starten Sie die Software neu – fertig!