XRechnung
- Reines XML-Datenformat bereitstellen, das nicht visuell lesbar ist
- Ausschließlich strukturierte Rechnungsdaten nach festem Schema enthalten
- Sich nicht wie ein Dokument öffnen lassen
- Automatisch von Rechnungssoftware verarbeiten lassen
- Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtend sein
Das heißt: Du kannst die XRechnung für die systematische, automatisierte Verarbeitung nutzen. Zum manuellen Lesen oder für den Alltag kleiner Unternehmen ist sie nicht ausgelegt.
ZUGFeRD
- Hybrid aufbauen mit lesbarem PDF und eingebetteten XML-Rechnungsdaten
- Besteht aus:
- Lesbares PDF bereitstellen
- Eingebettete XML-Rechnungsdaten für Software bereitstellen
- Erscheinungsbild eines normalen PDFs mit zusätzlichen strukturierten Daten kombinieren
- Sowohl manuell prüfen lassen als auch automatisch verarbeiten
- Sich besonders für KMU und den Geschäftsalltag eignen
Das heißt: Du bekommst ein lesbares PDF und zugleich strukturierte Daten, die Systeme automatisch verarbeiten.
Merke: Nicht jedes PDF ist ZUGFeRD. Ein ZUGFeRD enthält immer ein PDF und zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten.
Wie erkenne ich eine E-Rechnung?
XRechnung
- Die XRechnung enthält einen XML-Datensatz und ist an der Dateiendung .xml erkennbar.
ZUGFeRD
- Das ZUGFeRD-Dokument sieht aus wie ein normales PDF und ist nicht an der Dateiendung erkennbar.
- So erkennst Du das ZUGFeRD-Format:
Viele ZUGFeRD-PDFs enthalten die XML-Daten als eingebettete Datei. In PDF-Programmen findest Du diese Dateien oft unter „Anhänge“, „Anlagen“ oder „Eingebettete Dateien“. Dort erscheint zum Beispiel eine Datei mit einem Namen wie invoice.xml oder zugferd.xml. Ist eine XML-Datei eingebettet, handelt es sich sehr wahrscheinlich um ein ZUGFeRD-PDF.
Hinweis: Nicht jedes PDF-Programm zeigt diese Anhänge gleich an. Wenn Du nichts siehst, heißt das nicht automatisch, dass es kein ZUGFeRD ist.
Am sichersten: mit Software prüfen
Buchhaltungssoftware oder spezielle Prüftools erkennen für Dich automatisch:
- Vorhandensein strukturierter Daten feststellen
- Vorliegen eines Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD prüfen
- Technische Korrektheit der Rechnung prüfen
Unser Tipp: Du solltest nicht raten, sondern prüfen lassen.
Ausblick auf Tag 2
Wie geht es für Dich weiter?
Du weißt jetzt, was eine E-Rechnung ist und woran Du sie erkennst. Im nächsten Schritt beantworten wir eine Frage, die viele beschäftigt:
Warum brauchst Du die E-Rechnung?
In Tag 2 betrachten wir:
- warum die E-Rechnung in Deutschland eingeführt wird
- welche gesetzlichen Vorgaben dahinterstehen
- welche Vorteile sie Dir im Alltag bringt.
Morgen klären wir nicht nur das Warum, sondern erläutern auch, was das konkret für Dich und Dein Unternehmen bedeutet.