Warum braucht eine E-Rechnung strukturierte Daten?
Strukturierte Daten ermöglichen es geeigneter Software, einzelne Rechnungsinformationen automatisch zu erkennen und weiterzuverarbeiten. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungsnummer, Beträge und Steuerinformationen.
Muss ich XML selbst lesen können?
Nein. Die strukturierten Daten sind für die elektronische Verarbeitung gedacht. Mit geeigneter Software kannst Du E-Rechnungen nutzen, ohne selbst XML-Code lesen oder schreiben zu müssen.
Welche Angaben enthält eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält die benötigten Rechnungsinformationen strukturiert. Dazu gehören beispielsweise Rechnungssteller und Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Positionen, Beträge sowie Steuer- und Zahlungsinformationen.
XRechnung Beispiel
So sieht eine XRechnung aus
Eine XRechnung hat keine klassische Rechnungsansicht. Sie besteht aus strukturierten XML-Daten. Im Beispiel siehst Du, wie Rechnungsinformationen innerhalb der Datei hinterlegt sind.
XRechnung Beispiel herunterladen
XML-Rechnung
Das steckt im XRechnung-Beispiel
Auf den ersten Blick wirkt eine XML-Datei technisch. Dahinter stecken jedoch die Angaben, die Du von einer Rechnung kennst. Sie sind lediglich so strukturiert, dass Software sie eindeutig erkennen und verarbeiten kann.
Im Beispiel findest Du unter anderem:
- Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Rechnungspositionen und Beträge
- Steuerinformationen
- Zahlungsinformationen
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kann außerdem eine Leitweg-ID erforderlich sein.
XRechnung in der Praxis
Wie gehst Du mit einer XRechnung um?
Du musst die XML-Struktur nicht selbst entschlüsseln. Für Deinen Büroalltag ist entscheidend, dass geeignete Software die enthaltenen Informationen auslesen und verständlich darstellen kann.
Gut zu wissen
- XML-Code musst Du nicht selbst schreiben
- Geeignete Software kann die Daten auslesen
- Die Rechnungsinformationen bleiben eindeutig strukturiert
Wie öffne ich eine XRechnung?
Eine XRechnung liegt als XML-Datei vor. Den XML-Code kannst Du grundsätzlich mit einem Texteditor öffnen. Für eine übersichtliche Darstellung und weitere Verarbeitung benötigst Du eine Software, die XRechnungen auslesen kann.
Was ist die Leitweg-ID bei E-Rechnungen?
Die Leitweg-ID dient bei elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zur Adressierung. Sie hilft dabei, die Rechnung innerhalb der Verwaltung dem richtigen Empfänger zuzuordnen. Die benötigte Leitweg-ID erhältst Du vom Rechnungsempfänger.
ZUGFeRD-Rechnung Beispiel
So sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus
Bei ZUGFeRD siehst Du eine klassische Rechnungsansicht als PDF. Zusätzlich enthält die Datei strukturierte XML-Daten für die elektronische Verarbeitung.
Im Beispiel kannst Du Dir die sichtbare Rechnung direkt ansehen.
ZUGFeRD-Beispiel herunterladen
ZUGFeRD mit XML
PDF für Dich. XML für die Software.
Bei ZUGFeRD befinden sich die sichtbare Rechnung und die strukturierten Daten gemeinsam in einer Datei.
Das PDF kannst Du wie gewohnt lesen. Geeignete Software greift gleichzeitig auf die eingebetteten XML-Daten zu und kann die Rechnungsinformationen weiterverarbeiten.
- PDF zeigt die lesbare Rechnung
- XML enthält die strukturierten Rechnungsdaten
- Beide Bestandteile gehören zur ZUGFeRD-Datei
ZUGFeRD-Beispiel herunterladen
ZUGFeRD in der Praxis
Wo steckt das XML bei ZUGFeRD?
Beim normalen Öffnen einer ZUGFeRD-Rechnung siehst Du zunächst das PDF. Die strukturierten XML-Daten sind direkt in diese Datei eingebettet.
Gut zu wissen
- PDF bleibt für Dich lesbar
- XML steckt direkt in der Datei
- Geeignete Software kann die Daten auslesen
Welche Daten enthält das ZUGFeRD-XML?
Die XML-Datei enthält strukturierte Rechnungsinformationen. Dazu können Rechnungssteller und Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Positionen, Beträge sowie Steuer- und Zahlungsinformationen gehören.
Wie öffne ich eine ZUGFeRD-Datei?
Die sichtbare Rechnung kannst Du mit einem PDF-Programm öffnen. Um die eingebetteten XML-Daten auszulesen und weiterzuverarbeiten, benötigst Du eine dafür geeignete Software.
Direktvergleich
XRechnung oder ZUGFeRD: Wo liegt der Unterschied?
Jetzt kennst Du beide Beispiele. Im direkten Vergleich siehst Du, worin sich die Formate unterscheiden.
Aufbau
- XRechnung: Strukturierte XML-Datei
- ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML
Klassische Rechnungsansicht
- XRechnung: Nein
- ZUGFeRD: Ja
Strukturierte Daten
- XRechnung: Ja
- ZUGFeRD: Ja
Maschinell verarbeitbar
- XRechnung: Ja
- ZUGFeRD: Ja
Dateiformat
- XRechnung: XML
- ZUGFeRD: PDF inklusive XML
Welches Format Du benötigst, hängt unter anderem von den Anforderungen des Rechnungsempfängers ab.
XRechnung und ZUGFeRD vergleichen
E-Rechnung prüfen
Ist Deine Datei wirklich eine E-Rechnung?
Nicht jede digital verschickte Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung. Wenn Du eine Datei erhältst, kommt es deshalb nicht nur darauf an, ob sie als PDF oder XML vorliegt. Entscheidend sind die strukturierten Rechnungsdaten.
Darauf kommt es an
- Strukturierte Rechnungsdaten sind vorhanden
- Elektronische Verarbeitung ist möglich
- Eine gewöhnliche PDF-Datei reicht nicht aus
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Entscheidend ist, dass die Rechnungsinformationen in einem strukturierten, elektronisch verarbeitbaren Format vorliegen.
Woran erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Am sichtbaren PDF allein lässt sich ZUGFeRD nicht immer erkennen. Der entscheidende Unterschied ist die zusätzlich eingebettete XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten.
E-Rechnung mit orgaMAX
XML verstehen ist gut. Nicht daran denken müssen ist besser.
Im Büroalltag musst Du XML-Code weder selbst schreiben noch auslesen. Mit orgaMAX erledigst Du E-Rechnungen direkt in Deinen gewohnten Abläufen.
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- XRechnung und ZUGFeRD nutzen
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Häufige Fragen
Fragen zu E-Rechnung Beispielen
Kann ich die E-Rechnung Beispiele herunterladen?
Ja. Auf dieser Seite kannst Du Beispiele für XRechnung und ZUGFeRD ansehen und herunterladen. So kannst Du Dir beide Formate auch direkt als Datei ansehen.
Kann ich eine XRechnung ohne spezielle Software öffnen?
Den XML-Code einer XRechnung kannst Du grundsätzlich mit einem Texteditor öffnen. Für eine übersichtliche Darstellung und Verarbeitung benötigst Du eine Software, die XRechnungen auslesen kann.
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung wie ein normales PDF öffnen?
Ja. Die sichtbare Rechnung kannst Du mit einem PDF-Programm öffnen. Die zusätzlich eingebetteten XML-Daten sind für die elektronische Verarbeitung vorgesehen.
Welche Vorlage eignet sich für eine Rechnung im ZUGFeRD-Format?
Für ZUGFeRD ist nicht allein die sichtbare Rechnungsvorlage entscheidend. Die PDF-Datei muss zusätzlich die strukturierten XML-Rechnungsdaten enthalten. Eine gewöhnliche PDF-Vorlage wird deshalb nicht automatisch zu einer ZUGFeRD-Rechnung.
