Dokumente per App scannen, digital ablegen und sofort griffbereit haben

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert Dir die Verwaltung, Suche und Archivierung von Dokumenten deutlich. Statt Papierstapel zu durchsuchen oder Dateien in unübersichtlichen Ordnerstrukturen zu suchen, legst Du Dokumente digital ab, kategorisierst sie und findest sie schnell wieder.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Zeit sparen: Dokumente per Texterkennung erfassen und über die Suche zügig aufrufen.
• Sicher aufbewahren: Dokumente in der Cloud speichern und vor Verlust oder Beschädigung schützen.
• Zusammenarbeit vereinfachen: Wichtige Unterlagen zentral bereitstellen, ohne sie manuell weiterleiten zu müssen.
• Prozesse automatisieren: Rechnungen und Belege automatisch erfassen und weiterverarbeiten, um Fehler zu reduzieren.

Mit orgaMAX Dokumente hast Du eine zentrale Lösung für Deine geschäftlichen Dokumente – schnell, sicher und strukturiert.

Welches Paket das richtige für Dich ist, hängt von Deinen Anforderungen und der Größe Deines Unternehmens ab. orgaMAX Dokumente gibt es in drei Paketen. So erhältst Du genau die Funktionen, die Du brauchst:

orgaMAX Dokumente gibt es in drei Paketen – abgestimmt auf Unternehmensgröße und Dokumentenvolumen:

• Paket S (Für Dich als Einzelunternehmer oder als kleines Team)
  • Dokumentenlimit: 50 Dokumente/Monat
  • Startdokumente: 1.000
  • Wichtige Funktionen: Volltextsuche, Texterkennung (OCR), Tags zur Kategorisierung, Scan-App, zentrale Ablage
• Paket M (Für Dich als kleines Unternehmen oder wachsendes Team)
  • Dokumentenlimit: 250 Dokumente/Monat
  • Startdokumente: 5.000
  • Zusätzliche Funktionen: Freigaben erstellen, Eingangsrechnungen online bezahlen, mehrere Nutzer möglich
• Paket L (Für Dich als größeres Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen)
  • Dokumentenlimit: 500 Dokumente/Monat
  • Startdokumente: 10.000
  • Erweiterte Funktionen: Elektronische Unterschrift, DATEV-Export, Onboarding inklusive

Falls Du mehr als 500 Dokumente pro Monat verarbeitest, bieten wir individuelle Lösungen an.

Mehr Informationen zu den Paketen findest Du in unserer Preisübersicht. 

Mit orgaMAX legst Du nahezu alle geschäftlichen Dokumente sicher digital ab und verwaltest sie. Dazu gehören nicht nur Rechnungen und Belege, sondern auch viele weitere Unterlagen aus dem Geschäftsalltag.

Typische Dokumententypen sind:

• Rechnungen und Angebote digital ablegen (inkl. E-Rechnungen)

• Verträge zentral verwalten (Mietverträge, Leasingverträge, Arbeitsverträge)

• Bank- und Steuerunterlagen übersichtlich ablegen

• Versicherungsdokumente ablegen (z. B. Schadensbilder für Versicherungen)

• Kundenkorrespondenz und interne Dokumente ordnen

• Projektunterlagen sammeln und strukturieren (z. B. Briefings, Kalkulationen, Abrechnungen, Präsentationen)

Mit der Volltextsuche in orgaMAX findest Du jedes Dokument schnell wieder – egal, ob als PDF, Bilddatei oder gescannter Beleg.

Mit orgaMAX Dokumente empfängst und verarbeitest Du E-Rechnungen automatisch. Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format lassen sich direkt speichern und verwalten.

Das bietet Dir mehrere Vorteile:

• Automatisch auslesen und in die Buchhaltung übernehmen (in Kombination mit orgaMAX Buchhaltung)
• Manuelles Abtippen und Umwandeln von Rechnungen vermeiden

Falls Du noch mit klassischen PDF-Rechnungen arbeitest, kannst Du diese ebenfalls hochladen und verarbeiten. Details wie die Rechnungsnummer erkennt die OCR-Texterkennung automatisch und übernimmt sie.

Deine Dokumente werden sicher in der orgaMAX Cloud gespeichert, die in deutschen Rechenzentren gehostet wird und den strengen Anforderungen der DSGVO entspricht. Durch Datenverschlüsselung und automatische Backups sind Deine Daten vor unbefugtem Zugriff und Verlust geschützt.

Nach Ablauf der kostenlosen Testphase kannst Du ein Paket wählen und Deine Daten nahtlos weiter nutzen.

• Wenn Du Dich für ein Paket entscheidest, bleiben Deine gespeicherten Dokumente und Einstellungen erhalten.
• Falls Du nicht weitermachen möchtest, endet der Testzeitraum automatisch. Es entstehen keine Kosten und Deine hochgeladenen Dateien werden gelöscht.

Es empfiehlt sich, während der Testphase alle wichtigen Funktionen auszuprobieren, um die passende Entscheidung für Dein Unternehmen zu treffen. Unser Team hilft Dir bei Fragen zur Auswahl des passenden Pakets.

Wenn Du orgaMAX Dokumente nicht weiter nutzen möchtest, kannst Du Deine gespeicherten Dokumente herunterladen und sichern. Deine Daten werden nicht sofort gelöscht. Sie bleiben für einen bestimmten Zeitraum erhalten, damit Du sie exportieren kannst.

• Rechtzeitig sichern: Alle Dokumente im gewünschten Format herunterladen.
• Aufbewahrungspflichten beachten: Prüfen, ob und wie lange bestimmte Dokumente aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen aufzubewahren sind. Wichtige Unterlagen vor Ende des Zugriffs an einem sicheren Ort speichern.
• Löschung nach Frist: Löschung der Daten nach Fristablauf vorsehen, sofern keine Verlängerung oder anderweitige Speicherung beantragt wurde.

Wenn Du später wieder auf orgaMAX Dokumente umsteigst, kannst Du die Daten aus einer externen Sicherung wieder einspielen.