Vorlage zum Rechnung schreiben mit Feldern für Firmen- und Kundendaten, Rechnungsnummer, Datum, Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibungen, Preise, Mengen, Gesamtkosten und einem Fußbereich für zusätzliche Informationen.

Rechnung schreiben: So machst Du es professionell und rechtskonform.

Ohne Rechnungen gibt es kein Einkommen – das Schreiben von Rechnungen ist entscheidend für den Erfolg Deines Unternehmens, unabhängig von seiner Größe oder Branche. Rechnungen müssen korrekt und fristgerecht ausgestellt werden, damit Du den Cashflow sicherst und Zahlungsausfälle vermeidest. Fehlerhafte Rechnungen können hingegen rechtliche Folgen wie steuerliche Nachteile und Bußgelder nach sich ziehen.

Du findest hier alle wichtigen Informationen und Tipps zum Thema Rechnungen, von den notwendigen Pflichtangaben bis hin zu hilfreichen Vorlagen und Tools.

Rechnung erstellen

1. Welche Pflichtangaben müssen auf Deiner Rechnung stehen?

Damit Deine Rechnung gültig ist und steuerliche Ansprüche geltend gemacht werden können, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten. Welche das sind, regelt das deutsche Umsatzsteuergesetz (UStG). Daher muss Deine Rechnung folgende Angaben enthalten:

Vollständigen Namen und Anschrift des Rechnungsstellers angeben.
Vollständigen Namen und Anschrift des Leistungsempfängers angeben.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers angeben; letztere erforderlich bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern.
Rechnungsnummer vergeben.
Rechnungsdatum angeben.
Menge und Art der gelieferten Waren oder der erbrachten Leistungen nennen.
Liefer- und Leistungsdatum angeben.
Gewährte Rabatte ausweisen.
Zahlungsziel und Zahlungsvereinbarungen angeben.
Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag ausweisen.
Netto- und Bruttobetrag der Rechnung ausweisen; Kleinunternehmer unterliegen Sonderregelungen.

Wenn Du weiterführende Informationen zu Pflichtangaben in Rechnungen suchst, inklusive Beispielen und Sonderregelungen, findest Du sie in unserem Blog.

Neben den Pflichtangaben solltest Du die GoBD beachten.

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Das Bundesministerium der Finanzen legt die Regeln fest. Diese Regeln schreiben die Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung und an die Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in Deutschland vor. Was heißt das genau für die Rechnungen, die Du schreibst?

Vollständige und korrekte Erfassung

Du erfasst Rechnungen vollständig und korrekt, damit die Geschäftsvorfälle richtig abgebildet sind.

Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit

Du dokumentierst Änderungen an Rechnungen nachvollziehbar und hältst die Historie unverändert, damit Integrität und Rückverfolgbarkeit erhalten bleiben.

Sichere Aufbewahrung

Du bewahrst Rechnungen zehn Jahre lang sicher und ordnungsgemäß auf und kannst sie bei Bedarf abrufen.

Wenn Du die Pflichtangaben und die GoBD einhältst, sind Deine Rechnungen korrekt und rechtskonform.

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1.1 Sonderfall: Rechnung schreiben, wenn Du Kleinunternehmer bist

Kleinunternehmer in Deutschland müssen keine Umsatzsteuer ausweisen. Das wirkt sich auf die Rechnungsstellung aus. Rechnungen müssen trotzdem alle Pflichtangaben enthalten. Der Umsatzsteuerbetrag darf nicht ausgewiesen werden. Der Nettobetrag (Entgelt) ohne Angabe des Bruttobetrags genügt. Jede Rechnung muss den Hinweis enthalten, dass gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Bist Du Kleinunternehmer, findest Du ausführliche Informationen sowie eine Musterrechnung bei uns.

2. Vorlagen nutzen

Das Schreiben von Rechnungen kann mühsam und zeitaufwendig sein. Das muss es aber nicht. Rechnungsvorlagen bieten Dir schnelle Unterstützung und vereinfachen den Ablauf der Rechnungserstellung. Es gibt verschiedene Arten von Vorlagen, die sich in ihrer Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit unterscheiden:

Word-Vorlagen:
Du kannst die Vorlagen direkt in Word bearbeiten. Sie enthalten keine automatischen Funktionen wie die Berechnung von Summen oder die automatische Vergabe von Rechnungsnummern.

Excel-Vorlagen:
Du bekommst erweiterte Funktionen wie automatische Berechnungen und Formeln. Du musst jedoch viele manuelle Anpassungen vornehmen, wodurch leicht Fehler entstehen.

PDF-Vorlagen:
Du erhältst ein unveränderliches und professionelles Erscheinungsbild. Zur Erstellung benötigst Du spezielle Programme. Zusätzlich enthalten sie Automatisierungsfunktionen.

Eine Grafik, die zeigt, wie eine Rechnung mit Excel und Word erstellt wird. Im Vordergrund befinden sich Symbole für Excel und Word, die auf die Nutzung dieser Programme zur Erstellung von Rechnungen hinweisen. Die Grafik illustriert die Möglichkeit, Rechnungen in diesen gängigen Text- und Tabellenverarbeitungsprogrammen zu verfassen.

Animation, die verschiedene Beispielrechnungen in unterschiedlichem Layout zeigt. Unten rechts ist ein Siegel eingeblendet, in welchem steht: GoBD optimiert.

3. Den Durchblick behalten: Verschiedene Rechnungsarten

Eingangsrechnungen:

Eingangsrechnungen erhältst Du von Lieferanten oder Dienstleistern. Du prüfst sie sorgfältig. Du erfasst sie in der Buchhaltung, damit Du die Ausgaben nachvollziehen und Zahlungen fristgerecht leisten kannst.

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Ausgangsrechnungen:

Du stellst Ausgangsrechnungen an Kunden oder Auftraggeber. Sie bilden die Grundlage Deiner Einnahmen. Ausgangsrechnungen müssen alle Pflichtangaben enthalten, damit sie rechtskonform und gültig sind.

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Abschlagsrechnung:

Eine Abschlagsrechnung kommt zum Einsatz, wenn Dein Projekt oder Deine Dienstleistungin mehreren Teilleistungen erbrachtwird. Sie ermöglicht es, Teilbeträge vor Abschluss des Gesamtprojekts abzurechnen. Das ist wichtig, um Deine Liquidität während des Projektverlaufs zu sichern. Beim Erstellen von Abschlagsrechnungen solltest Du darauf achten, dass die bereits erbrachten Leistungen sowie die dafür anfallenden Kosten detailliert aufgelistet werden.

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Schlussrechnung:

Die Schlussrechnung ist die abschließende Rechnung, mit der Du ein Projekt vollständig abrechnest. In ihr fasst Du alle erbrachten Leistungen sowie die Beträge zusammen, die bereits durch Abschlagsrechnungen abgerechnet wurden. Sie nennt den Gesamtbetrag, zieht bereits gezahlte Teilbeträge ab und weist Dir den noch offenen Restbetrag aus.

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Gutschrift:

Eine Gutschrift ist eine korrigierte Rechnung. Du oder Dein Vertragspartner stellen sie aus, um einen Fehler in einer vorherigen Rechnung zu berichtigen. Sie dokumentiert den ursprünglichen Fehler und weist den korrigierten Betrag aus, wodurch die ursprüngliche Rechnung teilweise oder vollständig storniertwird. Du erfasst Gutschriften in der Buchhaltung, damit die Korrektur ordnungsgemäß dokumentiert ist und Deine Finanzdaten aktuell bleiben.

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Pro-forma-Rechnung:

Du nutzt die Pro-forma-Rechnung hauptsächlich zuInformations- oder Dokumentationszwecken, etwa bei internationalen Warenlieferungen. Sie ist keine Zahlungsaufforderungsondern gibt einen klaren Überblick über die Lieferung oder Leistung und die damit verbundenen Kosten. Du kannst sie beim Schreiben der Rechnung als Vorabinformation an den Empfänger senden.

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Stornorechnung:

Bei einer Gutschrift korrigierst Du nur bestimmte Teile einer bestehenden Rechnung. Bei einer Stornorechnung hebst Du eine fehlerhafte Rechnung vollständig auf und stellst damit eine Gutschrift in Höhe des ursprünglich berechneten Betrags aus. Anschließend erstellst und versendest Du in der Regel eine korrigierte Rechnung.

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Sammelrechnung:

Mit Sammelrechnungen fasst Du mehrere Einzelleistungen oder Lieferungen eines bestimmten Zeitraums in einer einzigen Rechnung zusammen. So reduzierst Du den Verwaltungsaufwand und behältst Deine Buchhaltung leichter im Blick.

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Du solltest die passende Rechnungsart für die jeweilige Situationwählen. So erfüllst Du gesetzliche Vorgaben und behältst den Überblick über Deine finanziellen Transaktionen.

4. Pflicht ab 2025:
E-Rechnungen empfangen und schreiben

Das Wachstumschancengesetz verpflichtet Dein Unternehmen künftig zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen). Hier sind die wichtigsten Fakten im Überblick:

Was?
Es wird ein standardisiertes Format für das elektronische Versenden und Empfangen von Rechnungen eingeführt.
Wer?
Die Regelung betrifft Dein Unternehmen, wenn Du im B2B-Bereich tätig bist und sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Warum?
Ziel ist eine höhere Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen sowie eine bessere Betrugsprävention.
Wann?
Die Regelung gilt ab dem 1. Januar 2025.

Rechnungen, die Du ausdruckst und per Post verschickst, werden damit weniger relevant.

Wichtig: Nicht jede Rechnung, die Du per E-Mail verschickst, ist eine E-Rechnung.

E-Rechnungen werden im XML-Format erstellt und nicht als einfache Word-, Excel- oder PDF-Datei. Das XML-Format besteht aus einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz, den Rechnungsprogramme automatisch verarbeiten können. Der XML-Datensatz kann zudem in ein PDF eingebettet sein, was als ZUGFeRD-Formatbezeichnet wird. Dieses hybride Format verbindet die maschinelle Verarbeitung mit der Lesbarkeit für Menschen.

Hier findest Du weitere Informationen zur kommenden Pflicht zur E-Rechnung und zur Vorbereitung.

Weiterlesen: E-Rechnung

5. Rechnungen einfach schreiben mit orgaMAX

Je mehr Rechnungen Du schreibst, desto mehr Zeit kostet Dich das. Zeit, die Du besser in das Vorantreiben Deines Geschäfts investieren kannst. Deshalb ist es sinnvoll, Rechnungen nicht manuell in Word oder Excel zu erstellen, sondern auf ein Rechnungsprogramm wie orgaMAX zu wechseln.

Du sparst Zeit und profitierst außerdem von weiteren Vorteilen:

Rechtssicherheit:
Alle gesetzlichen Anforderungen und Pflichtangaben werden automatisch erfüllt. Das ist besonders wichtig im Hinblick auf die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025.
Professionelles Erscheinungsbild:
Rechnungen lassen sich individuell im Corporate Design Deines Unternehmens gestalten. Das hinterlässt bei Deinen Kundinnen und Kunden einen positiven Eindruck.
Effiziente Verwaltung:
Welche Rechnungen sind noch offen und welche bezahlt? Im Rechnungsprogramm behältst Du alles im Blick und das in Echtzeit. Werden Zahlungen nicht geleistet, greift das automatische Mahnwesen.

Wenn Du auf ein Rechnungsprogramm wie orgaMAX setzt, machst Du das Schreiben von Rechnungen einfacher, reduzierst Fehler, sparst Zeit und mittel- bis langfristig auch Kosten.

Wir empfehlen, in eine hochwertige Softwarelösung zu investieren, damit Du Deine Geschäftsprozesse optimierst und den Anforderungen der modernen Geschäftswelt gerecht wirst.

Möchtest Du mehr über das orgaMAX Rechnungsprogramm erfahren?

FAQ

Wann musst Du nach der Gewerbeanmeldung eine Rechnung ausstellen?

Nach der Gewerbeanmeldung musst Du eine Rechnung schreiben, sobald Du die erste Leistung erbracht oder Ware verkauft hast. Dabei ist es wichtig, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Die erste Rechnung solltest Du also schreiben:

Rechnung ausstellen direkt nach der ersten Lieferung oder erbrachten Dienstleistung
Rechnung ausstellen, unabhängig vom Kleinunternehmerstatus
Rechnung ausstellen spätestens nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist

Wenn Du Rechnungen rechtzeitig schreibst, bleibt der Zahlungsfluss in Gang.

Was musst Du dabei beachten?

Beim Schreiben von Rechnungen ist es wichtig, dass Du alle rechtlich vorgeschriebenen Pflichtangaben berücksichtigst, damit das Finanzamt die Rechnung akzeptiert.

Darüber hinaus solltest Du die Fristen für die Rechnungsstellung einhalten. Gesetzlich gibt es keine allgemeingültige Frist. Rechnungen sollten möglichst zeitnah nach der Leistungserbringung oder Lieferung erstellt werden.

Du bist zudem dafür verantwortlich, dass Rechnungen GoBD-konform sind. Das bedeutet, dass Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen und nachvollziehbar sowie unveränderbar bleiben, insbesondere bei elektronischen Rechnungen. Eine GoBD-konforme Aufbewahrung hilft, Probleme bei Prüfungen durch das Finanzamt zu vermeiden.

Ab wann musst Du als Kleingewerbe eine Rechnung schreiben?

Als Kleingewerbetreibender bist Du verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben, sobald Du eine Leistung oder ein Produkt verkaufst. Das gilt sowohl gegenüber Unternehmen als auch gegenüber Privatkunden. Die wichtigsten Zeitpunkte, ab denen Du eine Rechnung schreiben musst:

Sobald ein Geschäft abgeschlossen ist, also nach Lieferung oder nachdem Du die Leistung erbracht hast.
Wenn der Betrag über 250 Euro liegt; bei Beträgen unter 250 Euro reicht eine Kleinbetragsrechnung.
Wenn der Kunde eine Rechnung verlangt, musst Du auch bei geringeren Beträgen eine Rechnung ausstellen.

Auch im Kleingewerbe gelten die allgemeinen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes. Das bedeutet, dass eine Rechnung Pflicht ist.

Alle Informationen zur Kleinunternehmer-Rechnung haben wir für Dich gesondert zusammengestellt.
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Was ist zu tun, wenn Deine Steuernummer noch nicht vorliegt?

Solltest Du nach der Gewerbeanmeldung Deine Steuernummer noch nicht erhalten haben, kannst Du dennoch eine Rechnung erstellen. Dabei sind jedoch einige Punkte zu beachten:

Angeben, dass die Steuernummer „noch nicht vergeben“ wurde.
Vorläufig eine andere eindeutige Kennung verwenden, zum Beispiel die Gewerbeanmeldungsnummer.
Sicherstellen, dass zukünftige Rechnungen die Steuernummer enthalten, sobald sie vorliegt.

Es ist wichtig, dass Du dennoch alle anderen Pflichtangaben auf der Rechnung aufführst, damit es beim Finanzamt nicht zu Verzögerungen kommt.

Welches Programm ist für Dich am besten geeignet?

Die Wahl des richtigen Rechnungsprogramms hängt von Deinen individuellen Bedürfnissen ab. Diese Fragen helfen Dir, das passende Programm zu finden:

Wie viele Rechnungen musst Du pro Monat schreiben?
Benötigst Du zusätzliche Funktionen wie Kundenverwaltung oder Mahnwesen?
Arbeitest Du international und brauchst mehrsprachige Rechnungen?

Wenn Du eine einfache, aber leistungsfähige Lösung suchst, ist orgaMAX Buchhaltung eine passende Wahl. Du erhältst:

Intuitiv arbeiten
Rechnungen erstellen mit individualisierbaren Vorlagen
Automatisierte Abläufe beim Zahlungsabgleich und Mahnwesen nutzen
Den Überblick über die Finanzen behalten
Weitere Buchhaltungsfunktionen flexibel integrieren

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Was kostet Dich eine Software wie orgaMAX?

Bei orgaMAX erhältst Du ein Rechnungsprogramm, das auf die Bedürfnisse wachsender Unternehmen zugeschnitten ist. orgaMAX lässt sich flexibel erweitern. So zahlst Du nur für die Funktionen, die Du tatsächlich nutzt. Weitere Informationen zu unseren Paketen und Preisen findest Du auf dieser Seite: https://www.orgamax.de/orgamax-buchhaltung/preise/