GoBD-konforme Software richtig nutzen

Die GoBD gelten für folgende Gruppen:

• Unternehmen jeder Größe
• Selbständige
• Kleingewerbetreibende
• Freiberuflich Tätige

Für Dein KMU bedeuten die GoBD, dass digitale Belege und Buchungsdaten so organisiert sein müssen, dass sie auch nach Jahren noch nachvollziehbar sind – inklusive Entstehung, Bearbeitung, Ablage und Zugriff.

Im Alltag heißt das vor allem: Belege dürfen nicht „irgendwo“ abgelegt werden, sondern müssen eindeutig einem Geschäftsvorfall zugeordnet bleiben. Änderungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Ablage muss so organisiert sein, dass eine prüfende Person den Ablauf versteht, ohne dass bei Dir im Unternehmen Spezialwissen nötig ist.

In vielen KMU liegt die Schwierigkeit bei der GoBD-Konformität selten in Sonderfällen. Häufig sind es wiederkehrende Routineaufgaben.

Typische Pflichten im Tagesgeschäft:

• Belege vollständig erfassen, inklusive E-Mails und Anhängen

• Belege zeitnah erfassen, nicht erst am Monatsende zusammenführen

• Belege und Buchungen fest verknüpfen, damit sie später zusammen auffindbar sind

• Änderungen nachvollziehbar dokumentieren, inklusive wer, wann und warum

• Aufbewahrung so organisieren, dass Unterlagen erhalten bleiben, auch bei Tool- oder Personalwech

Die GoBD gelten für Deine steuerlich relevanten Daten. Gemäß § 147 Abs. 1 AO zählen dazu unter anderem:

• Bücher und Aufzeichnungen: Relevante Buchführungsunterlagen wie Kontenbücher, Kassenbücher und Hauptbücher. 
• Geschäfts- und Handelsbriefe: Schriftliche Dokumente, die geschäftliche Transaktionen belegen. 
• Inventare: Angaben zum Vermögen und zu den Verbindlichkeiten des Unternehmens. 
• Jahresabschlüsse: Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Anhänge. 
• Buchungsbelege: Nachweise für Buchungen, etwa Rechnungen, Quittungen und Zahlungsbelege. 

Besonders kritisch sind Unterlagen, die in vielen Varianten entstehen oder über mehrere Kanäle bei Dir eingehen.

Dazu gehören in der Praxis besonders:

• Eingangsrechnungen, etwa als PDF, Portal-Download oder E-Mail-Anhang

• Ausgangsrechnungen und Rechnungskorrekturen

• Zahlungsnachweise und Bankdaten, etwa für den Abgleich von Zahlung und Beleg

• Angebote, Auftragsbestätigungen und Vertragsstände, insbesondere verschiedene Versionen

• Kassen- und Barvorgänge bei Bargeldtransaktionen

Diese Dokumente sind oft der Punkt, an dem Ablage, Bearbeitung und Buchhaltung auseinanderlaufen. An dieser Stelle lohnt sich eine klare Prozessregel für Dein Unternehmen.

Mit orgaMAX behältst Du den Überblick: Die Verwaltungsanweisung, die die GoBD enthält, stammt aus dem Jahr 2014. Sie fasst zwei ältere Vorschriften zusammen, die GDPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“) und die GoBS („Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“).

2019 wurden die GoBD in Teilen überarbeitet und an die technische 
Entwicklung angepasst. Die Neufassung gilt seit 2020 und ist als BMF-Schreiben im Wortlaut verfügbar. Du findest den Text auf der Website des Bundesfinanzministeriums unter diesem Link. 

Wenn Du steuerrelevante Daten digital verarbeitest (und das ist in Deinem KMU praktisch meist der Fall), brauchst Du eine Beschreibung, wie diese Daten im Unternehmen „durchlaufen“.

Wichtiger ist für Dich weniger ein „perfektes Dokument“, sondern die Nachvollziehbarkeit:

• Festlegen, wo Belege herkommen (E-Mail, Scan, Portal, App)

• Regeln, wer Belege prüft und freigibt

• Festlegen, wo Belege gespeichert werden und wie sie gefunden werden

• Sicherstellen, dass Inhalte nachträglich nicht unbemerkt verändert werden

• Beschreiben, wie der Datenexport bei Anfragen erfolgt

Eine kurze, gepflegte Verfahrensdokumentation hilft Dir nicht nur bei Prüfungen, sondern auch intern: Neue Mitarbeitende verstehen schneller, wie es laufen soll.

Folgende Grundsätze aus der GoBD sind für Deine ordnungsgemäße Buchführung wichtig: 

• Sämtliche Geschäftsvorfälle erfassen, also alles, was zu Einnahmen, Ausgaben oder einer Veränderung des Betriebsvermögens führen kann.  
• Geschäftsvorfälle einzeln buchen, auch kleine Beträge erfassen; Rechnungs- und Quittungsnummern eindeutig halten; Ausnahme nur bei offener Kasse. 
• Jeden Geschäftsvorfall mit einem Beleg erfassen und fest verknüpfen; bei fehlenden Rechnungen einen Eigenbeleg erstellen; digitale Erfassung ist zulässig. 
• Belege mit Datum, Betrag, Art und Menge sowie Umsatzsteuerangaben versehen, um die Nachvollziehbarkeit der einzelnen Vorgänge sicherzustellen. 
• Nicht nur Eingangs- und Ausgangsrechnungen archivieren, sondern auch Angebote, Geschäftskorrespondenz, Vertragsentwürfe sowie alle Zahlungsein- und -ausgänge erfassen und zuordnen; Eröffnungsbilanzen, Inventare und Jahresabschlüsse aufbewahren. 
• Geschäftsvorfälle zeitnah buchen (innerhalb von 10 Tagen, bei Barzahlung täglich) und in richtiger zeitlicher Reihenfolge dokumentieren; Buchungszeitpunkt ersichtlich halten. 
• Geschäftspartner eindeutig zuordnen, sodass ersichtlich ist, wer Lieferant oder Kunde war.  
• Buchführung so organisieren, dass ein geordneter Überblick entsteht; Buchungen sachlich gruppiert abrufbar halten, zum Beispiel nach Kunde oder Monat. 

Tipp:   orgaMAX Buchhaltung unterstützt Dich bei der Einhaltung der GoBD. Die Anwendung ist auf GoBD-Anforderungen ausgerichtet. Zusätzlich gibt es eine zertifizierte GoBD-Exportschnittstelle, mit der Du im Fall einer Betriebsprüfung die benötigten Daten bereitstellen kannst. Mehr dazu, wie orgaMAX Buchhaltung Dich bei der GoBD-Einhaltung unterstützt.

Unveränderbarkeit bedeutet nicht, dass Du keine Korrekturen vornehmen darfst. Entscheidend ist, dass Änderungen transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden.

In der Praxis bedeutet das:

• Ursprüngliches Dokument erhalten oder eindeutig rekonstruierbar halten.

• Korrekturen als Änderung dokumentieren, nicht das Original ersetzen.

• Jeden Bearbeitungsschritt protokollieren, mit Angabe, wer wann welche Anpassung vorgenommen hat.

Problematisch wird es, wenn Du Belege nachträglich überarbeitest, neu speicherst oder in andere Dateiformate überträgst, ohne die ursprüngliche Version zu erhalten. Dann lässt sich später oft nicht mehr eindeutig feststellen, welcher Inhalt ursprünglich vorlag. Das kann bei Prüfungen zu Unsicherheiten führen.

• Für eine GoBD-konforme Archivierung musst Du sicherstellen, dass Belege, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge und alle anderen aufbewahrungspflichtigen Dokumente so lange verfügbar bleiben, wie die Gesetze es verlangen.  
• Dabei musst Du darauf achten, dass die ursprüngliche Form erhalten bleibt. Ein Beleg darf zwar in gescannter Form aufbewahrt werden, nicht jedoch als Word-Datei, in die der Text per Copy & Paste oder als Screenshot eingefügt wurde.  
• Damit Zusammenhänge erhalten bleiben, musst Du Dokumente und Daten so ablegen, dass Angebote, Bestätigungen, Rechnungen, Buchungen und Zahlungen bis zur Umsatzsteuervoranmeldung mit den entsprechenden Steuerangaben im Archiv abrufbar sind, ohne alle Datensätze einzeln sichten zu müssen.  
• Außerdem musst Du die Daten und Dokumente Betriebsprüfern auf Anforderung in digitaler Form zur Verfügung stellen. Das setzt entsprechende Exportfunktionen voraus. 

Gut zu wissen:  Mit orgaMAX Dokumente behältst Du die Anforderungen an die GoBD-konforme Aufbewahrung im Blick. Das Dokumentenmanagement unterstützt den Import per Drag & Drop, nutzt intelligente Texterkennung, Volltextsuche und stellt eine Export-Schnittstelle bereit. Mehr dazu findest Du hier. 

Findet ein Prüfer bei Dir Mängel oder andere Hinweise auf fehlerhafte Aufzeichnungen, musst Du je nach Schwere des Verstoßes mit folgenden Konsequenzen rechnen: 

• Steuern nachzahlen 
• Nachzahlungszinsen zahlen 
• Umsatz und Gewinn hinzuschätzen 
• An die Strafsachen- und Bußgeldstelle des Finanzamts melden 

Ein Verstoß gegen die GoBD führt nicht automatisch zu steuerlichen Konsequenzen. Dir kann jedoch vorgeworfen werden, einzelne Grundsätze missachtet zu haben, wenn daraus weitere Fehler oder Mängel in Deiner Buchführung entstehen und zum Beispiel Deine Vermögenslage verfälschen oder einzelne Positionen verschleiern. 

Mit guter Vorbereitung ordnest Du Belege, Buchungen und Prozesse so, dass Prüfungsfragen schnell und strukturiert beantwortet werden. Damit entfällt zeitaufwendige Suche und spontanes Improvisieren.

Praktische Checkliste:

• Nachvollziehbarkeit sicherstellen: Den Weg von Beleg über Buchung bis zur Zahlung zügig nachvollziehen können.

• Zuständigkeiten klären: Klar festlegen, wer Unterlagen zusammenstellt und Ansprechpartner ist.

• Datenbereitstellung prüfen: Feststellen, in welchem Format und auf welchem Weg steuerrelevante Daten exportierbar sind.

• Ablagestruktur vereinheitlichen: Eingangs- und Ausgangsbelege nach derselben Logik ablegen.

• Prozessbeschreibung aktualisieren: Interne Dokumentationen an den aktuellen Arbeitsablauf anpassen.

Wenn Du diese Punkte beachtest, reduzierst Du den organisatorischen Aufwand im Prüfungsfall und minimierst das Risiko, dass fehlende Unterlagen oder unklare Prozesse erst während der Prüfung auffallen.

GoBD sind kein bürokratisches Detail, das man „auch noch irgendwie“ erfüllen kann. Sie betreffen den gesamten Ablauf der Buchhaltung und die Dokumentation im Unternehmen. Wenn Du Dich frühzeitig mit den Anforderungen beschäftigst, verhinderst Du formale Fehler und schaffst klare Strukturen im Umgang mit Belegen, Buchungen und steuerrelevanten Daten. Mit passender Software lassen sich viele Vorgaben automatisiert erfüllen. Prüfungen werden dadurch einfacher und der Arbeitsaufwand im Alltag reduziert. GoBD-Konformität schafft vor allem mehr Verlässlichkeit im operativen Geschäft und reduziert Unsicherheit.