Faktura

Grundsätzlich gilt: Wenn Du Leistungen an andere Unternehmen oder an öffentliche Stellen erbringst und dabei als Unternehmerin oder Unternehmer auftrittst, bist Du gesetzlich verpflichtet, eine Faktura zu erstellen. Grundlage dafür ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Pflichtangaben nach § 14 UStG:

• Vollständiger Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung (Art und Umfang)
• Leistungsdatum
• Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag
• Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Regelungen.

Ein typischer Anwendungsfall: Du gestaltest ein Logo für ein mittelständisches Unternehmen. Nach Abschluss des Projekts erstellst Du eine Rechnung mit allen gesetzlich geforderten Angaben:

1. Absender- und Empfängerdaten angeben
2. Leistung beschreiben: Logogestaltung inkl. zwei Korrekturrunden
3. Leistungsdatum nennen: Abgeschlossen am 12.07.2025
4. Nettobetrag ausweisen: 800 Euro
5. Umsatzsteuer ausweisen: 152 Euro (19 %)
6. Bruttosumme ausweisen: 952 Euro
7. Zahlungsziel angeben: Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum

Der Kunde kann die Rechnung steuerlich geltend machen. Du musst die Rechnung für Buchhaltung und Steuererklärung archivieren.

Eine professionelle Rechnung ist nicht nur Pflicht, sie bringt Dir konkrete Vorteile:

• Nachvollziehbarkeit bei Finanzamtsprüfungen erhöhen
• Buchhaltung durch standardisierte Prozesse vereinfachen
• Zahlungseingang durch klare Zahlungsziele und strukturierte Abläufe beschleunigen
• Vertrauen durch transparente und professionelle Rechnungen stärken

Richtig eingesetzt, wird die Rechnung so zu einem wichtigen Instrument für Dein Finanzmanagement.

Bei händisch erstellten Rechnungen treten leicht Fehler auf. Solche Fehler können ernste Folgen haben:

• Fehlende Pflichtangaben: Können zur steuerlichen Nichtanerkennung führen
• Doppelte Rechnungsnummern: Verstoßen gegen die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung
• Falscher Steuersatz oder Bruttobetrag: Führt zu Nachzahlungen oder Korrekturen
• Unklare Leistungsbeschreibung: Erschwert die Einordnung bei Prüfungen

Zur Vermeidung empfiehlt sich eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Faktura. Pflichtfelder lassen sich automatisch prüfen, und wiederkehrende Rechnungen sind schneller erstellt.

Mit orgaMAX ERP und orgaMAX Buchhaltung lassen sich Deine Faktura-Prozesse schnell, rechtssicher und komfortabel abbilden:

• Rechnungen automatisieren: Pflichtfelder vordefiniert, Kundendaten automatisch einfügen
• Vorlagen professionell gestalten: Individuell anpassen und gesetzeskonform erstellen
• Dokumente zentral ablegen: Rechnungen digital durchsuchbar und jederzeit abrufbar
• Wiederkehrende Rechnungen erstellen: Abos und feste Leistungen automatisch in Rechnung stellen

Die Testversion kannst Du kostenlos ausprobieren. So lässt sich Dein Faktura-Prozess direkt optimieren.

Ob Ein-Personen-Betrieb oder wachsendes KMU: Mit klaren Rechnungen behältst Du den Überblick. Sie schaffen Transparenz, erleichtern Deine Liquiditätsplanung und sind Voraussetzung für eine rechtssichere Buchhaltung.