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Dein einfacher Umstieg auf ein DMS
Dokumentenmanagementsystem einführen: So digitalisierst Du in 5 Schritten
Dein einfacher Umstieg auf ein DMS

Dokumentenmanagementsystem einführen: So digitalisierst Du in 5 Schritten

Eine DMS-Einführung kann die Produktivität um bis zu 30 % steigern und bietet diese Vorteile:

  • Wichtige Dokumente in App oder Browser immer & überall zur Hand haben.
  • Unterlagen dank smarter Suchfunktion schnell finden.
  • Digitale Aufgaben zuweisen und E-Signatur für effizientere Teamarbeit einsetzen.
  • Steuerrelevante Dokumente per DATEV-Schnittstelle oder Steuerberaterzugang direkt an das Steuerbüro übermitteln.

Wie startest Du mit einem DMS? Wie gelingt die Digitalisierung reibungslos? Wir erklären Dir, wie der Umstieg geordnet und planbar gelingt.

Wie hilft Dir ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Lösung, in der Du digitale Dokumente zentral speicherst, organisierst und verwaltest. Direktes Scannen per App, intelligente Texterkennung und sichere Signaturprozesse schaffen Überblick und Ordnung. Du sparst Zeit, reduzierst Papieraufwand und archivierst Dokumente DSGVO-konform.

Kostenloser Guide zum Umstieg auf ein DMS
Kostenloser Guide und Checkliste

5 Schritte zur Einführung eines DMS

Du möchtest auf ein DMS umsteigen, weißt aber noch nicht, wo Du anfangen sollst. Der 5-Schritte-Guide erklärt, wie die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems gelingt.

Du möchtest die Anforderungen Deines Unternehmens festhalten, um das passende DMS zu finden? Die Checkliste „Anforderungen an ein DMS“ unterstützt Dich dabei.

Kostenlos testen

Mit orgaMAX Dokumente effizient verwalten

Mit orgaMAX behältst Du beim Dokumentenmanagement die Übersicht und sicherst Deine Daten:

  • Mobil scannen und ablegen: Dokumente mit der mobilen App erfassen und speichern
  • Texte automatisch erkennen: Volltextsuche für schnelle Wiederfindung
  • Zusammenarbeit vereinfachen: Dokumente teilen und Aufgaben zuordnen
  • Belege ans Steuerbüro übermitteln: Steuerberater-Zugang und DATEV-Schnittstelle nutzen
  • Daten sicher speichern: Mehrfach gesicherte Server in Deutschland

Kostenlos und unverbindlich testen und Dich selbst überzeugen. Es werden keine Zahlungsdaten benötigt. Kein Risiko. Direkt starten.

Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die einfache digitale Speicherung von Dokumenten
Zum Video:

Dokumentenmanagement einführen: Leitfaden in 5 Schritten

Dein einfacher Umstieg auf ein DMS

Wir beraten Dich gerne

Dein orgaMAX-Kaufberatungsteam

Telefon: +49 (0) 52 31 - 70 90 - 0

FAQ – Dokumentenmanagementsysteme: Antworten für Dich

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft Dir, digitale Dokumente zentral zu organisieren, zu speichern und zu verwalten. Die Dokumente liegen in der Cloud, also auf Servern an mehreren Standorten. So greifst Du jederzeit über den Browser oder eine App darauf zu. Funktionen wie mobiles Scannen, smarte Volltexterkennung und digitale Signaturen unterstützen die Zusammenarbeit und den mobilen Zugriff.

orgaMAX legt alle Daten nach höchsten Sicherheitsstandards auf mehrfach gesicherten Servern in Deutschland ab, sodass Du sicher arbeitest und die Übersicht behältst.

Mit orgaMAX sparst Du Zeit und senkst Kosten durch papierloses Arbeiten. Schnelle Dokumentensuche schafft mehr Übersicht und erhöht die Effizienz. Dokumente legst Du DSGVO-konform ab und bearbeitest sie gemeinsam im Team.

Bei der Einführung eines DMS behältst Du mit klaren Zielen, sorgfältiger Planung und gezieltem Einbeziehen der Mitarbeitenden die Übersicht. Du legst Anforderungen fest und testest das System in einer Pilotphase in einer Abteilung, um Einsatz und Akzeptanz zu prüfen.

Viele Anbieter haben einfache, benutzerfreundliche DMS-Lösungen für kleine Unternehmen. Die Systeme sind intuitiv bedienbar und bieten skalierbare Funktionen, die mit dem Unternehmen mitwachsen.

Mit orgaMAX hast Du die Wahl zwischen den Paketen S, M und L mit jährlicher oder monatlicher Laufzeit:

  • Paket S — Für Gründer & Soloselbstständige, 50 Dokumente pro Monat
  • Paket M — Für kleine Teams & Betriebe, 250 Dokumente pro Monat
  • Paket L — Für größere Teams & Mittelstand, 500 Dokumente pro Monat

Moderne DMS-Lösungen deutscher Anbieter bieten hohe Sicherheitsstandards, etwa verschlüsselte Datenübertragung, Hosting auf deutschen Servern und DSGVO-konforme Speicherung. So sind Deine Daten im Dokumentenmanagementsystem gut geschützt.

Bei orgaMAX sichern wir Deine Daten zuverlässig:

Deine Daten werden auf mehrfach geschützten Servern in Deutschland gespeichert. Redundante Datensicherungen und die Spiegelung der Hardware gewährleisten hohe Sicherheits- und Verfügbarkeitsstandards.

Unsere Serverstandorte befinden sich in besonders geschützten Rechenzentren mit separaten Brandabschnitten und getrennten Gebäuden. So sind Deine sensiblen Informationen besonders geschützt.

Für Dein Unternehmen lohnt sich ein DMS, wenn Du Prozesse übersichtlicher gestalten und papierlos arbeiten möchtest. Bei wachsendem Dokumentenaufkommen und steigenden Anforderungen an die rechtssichere Ablage bringt ein DMS Vorteile.

Du bist unsicher, welches Paket zu Deinen Bedürfnissen passt oder möchtest mehr zum Thema „DMS“ erfahren? Unser Team berät Dich gerne.

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Ruf uns an. Wir helfen Dir gerne weiter.

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Sende Dein Anliegen gern per E-Mail an uns.

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Eine klar strukturierte Ordnerstruktur spart Zeit und schafft Übersicht in Deinem Unternehmen. Beginne mit einer Hauptstruktur, die sich an Deinen Geschäftsprozessen orientiert, z. B. Kunden, Projekte, Finanzen. Verwende eindeutige, einheitliche Namen für Ordner und Dokumente. Halte die Zahl der Unterordner gering, damit das Einsortieren und Finden einfacher bleibt. Vermeide zudem die doppelte Ablage, damit Du in den Ordnern immer die aktuelle Version eines Dokuments sofort findest. 

Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem wie orgaMAX Dokumente legst Du digitale Ordner strukturiert ab, inklusive intelligenter Texterkennung und mobiler Verfügbarkeit. Das reduziert Suchaufwand und unterstützt die digitale Arbeitsweise.

Mehr praktische Tipps für Deine ideale Ordnerstruktur findest Du in unserem kostenlosen Guide und Video.